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Coronavirus (COVID-19) : 10 recommandations pour vos appels d’offres et contrats

Les organismes publics et municipaux doivent s’ajuster en raison de l’épidémie mondiale de coronavirus (COVID-19).

Voici 10 recommandations aux organismes en lien avec leurs appels d’offres en cours ou à être lancés ainsi que leurs contrats en cours :

1-     Repousser le lancement de l’appel d’offres ?

Si possible, l’organisme doit considérer la possibilité de repousser le lancement de son appel d’offres.

2-     Prolonger la durée de l’appel d’offres ?

L’épidémie a un impact majeur sur les opérations et les activités des entreprises. Il est donc recommandé à l’organisme de prévoir un délai suffisant, considérant le contexte, pour permettre aux soumissionnaires de prendre connaissance de son appel d’offres et d’y répondre. Il est important de noter que le ministère de la Santé a demandé aux établissements et aux groupes d’approvisionnement en commun du réseau de la santé, pour tous leurs appels d’offres en cours, de repousser la date d’ouverture des soumissions au 17 avril 2020, au minimum.

3-     Séances d’information et visites des lieux

Les séances d’information aux bureaux de l’organisme public ou municipal sont à éviter, pour des raisons évidentes. Elles peuvent cependant être tenues par tout autre moyen permettant aux participants de communiquer avec le représentant de l’organisme. Les visites des lieux sont également à éviter. L’organisme peut, dans la mesure du possible, bonifier le contenu des documents d’appel d’offres dans le but de réduire la nécessité d’une visite des lieux.

4-     Dépôt des soumissions

Les organismes publics assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) peuvent prévoir aux documents d’appel d’offres qu’une soumission peut être transmise par voie électronique (via le SEAO). Selon la réglementation, ils ne peuvent pas imposer ce mode de transmission. Vu le contexte actuel, ils peuvent cependant fortement le recommander.

Il faut toutefois rappeler que la possibilité de recevoir une soumission via le SEAO n’a pas encore été étendue au milieu municipal.

5-     Ouverture des soumissions

Le cadre normatif applicable aux organismes publics et municipaux prévoit que, dans le cadre d’un appel d’offres public, l’ouverture des soumissions est publique. Cependant, il n’est pas obligatoire pour un soumissionnaire d’y assister. Dans les circonstances, l’organisme peut recommander aux soumissionnaires de ne pas se déplacer à ses bureaux et de prendre connaissance des résultats de l’ouverture des soumissions via le SEAO. Nous pensons que l’organisme pourrait également, étant donné le contexte, procéder à une ouverture à huis clos, avec témoins, et permettre aux soumissionnaires d’y assister par un moyen technologique par souci de transparence.

6-     Comité de sélection

Lorsque l’appel d’offres prévoit une évaluation de la qualité des soumissions, il est possible de tenir un comité de sélection à l’aide de tout moyen technologique qui permet aux membres du comité de communiquer entre eux. Les membres doivent cependant respecter leurs obligations, notamment celles reliées à la confidentialité des délibérations, de la même manière.

7-     Exécution du contrat

Dans la mesure du possible, l’organisme doit ajuster les modalités de l’exécution du contrat pour éviter les déplacements et les rencontres. Par exemple, la réunion de démarrage et les rencontres de suivi subséquentes doivent être tenues par tout moyen technologique plutôt qu’en personne. Dans la négative, toutes les mesures d’hygiène recommandées par les autorités doivent être appliquées.

8-     Paiement

L’organisme doit favoriser le paiement électronique, si possible.

9-     Suspension du contrat ?

L’organisme doit évaluer la possibilité de suspendre l’exécution du contrat. Notons par ailleurs que le milieu syndical a demandé au gouvernement du Québec de suspendre temporairement les activités sur tous les chantiers de construction au Québec. Le gouvernement n’a pas encore donné suite à cette demande.

10-  Force majeure

Selon le Code civil du Québec, le débiteur d’une obligation, tel que le cocontractant dans le cadre d’un contrat public, est libéré de cette obligation lorsque celle-ci ne peut plus être exécutée « en raison d’une force majeure ». Rappelons que la force majeure est définie comme étant un événement imprévisible et irrésistible. Est-ce que l’épidémie peut être considérée comme un cas de force majeure ? Cela risque assurément d’être le cas pour plusieurs contrats présentement en cours d’exécution, mais chaque cas est différent et devra être analysé individuellement. Ce point fera l’objet d’un billet distinct.

Le présent billet a été rédigé sur la base des informations qui sont disponibles à ce jour. Étant donné que la situation évolue quotidiennement, nous vous recommandons de rester à l’affût de toute nouvelle directive qui pourrait être émise en matière de gestion contractuelle.

N’hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour en discuter !

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