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5 avantages de décrire les spécifications techniques en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle

Un organisme public ou municipal doit décrire les spécifications techniques « en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle plutôt qu’en termes de caractéristiques descriptives » dans le cadre d’un appel d’offres public.

En pratique, l’organisme doit donc uniquement indiquer aux documents d’appel d’offres le résultat attendu et laisser au fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur le choix des moyens pour atteindre ce résultat.

Cependant, en plus d’être une obligation, la description des spécifications techniques en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle est une bonne pratique qui a plusieurs avantages.

En voici notamment 5 que l’organisme retire lorsqu’il applique cette pratique :

1-     Définition des besoins

La définition des besoins devient incontournable et doit être effectuée de manière très rigoureuse. En effet, pour traduire les spécifications techniques en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle, l’organisme doit avoir identifié de manière précise ses besoins et le résultat attendu.

2-     Cadre normatif

En plus de s’assurer que les documents d’appel d’offres sont conformes au cadre normatif (à ce sujet, voir notre billet précédent), l’organisme respecte les principes fondamentaux en matière de contrats publics tels que la concurrence, la transparence dans les processus contractuels et l’évaluation des besoins adéquate et rigoureuse.

3-     Innovation

Un soumissionnaire peut proposer une méthode d’exécution ou un produit différent de celui auquel s’attend l’organisme puisque l’appel d’offres précise uniquement le résultat attendu et laisse le choix des moyens pour l’atteindre. Cela favorise non seulement l’innovation, mais aussi la participation à l’appel d’offres des nouveaux joueurs sur le marché. Par ailleurs, l’organisme améliore ainsi sa connaissance du marché et des principaux joueurs ainsi que de leurs produits et services.

4-     Risques et responsabilité

L’organisme transfère une partie des risques et de la responsabilité au fournisseur, prestataire de services ou entrepreneur, puisqu’il l’oblige à conceptualiser une solution qui répond à ses besoins et au résultat attendu. C’est particulièrement le cas lorsque les besoins de l’organisme sont complexes et que les moyens pour y répondre sont inconnus ou difficiles à déterminer de manière précise, par exemple dans un domaine qui est visé par l’évolution rapide des technologies.

5-     Développement durable

Il est plus facile d’intégrer aux documents d’appel d’offres certaines exigences en lien avec le développement durable, telles que la consommation d’énergie.