Dans son rapport intitulé « Automation with intelligence », le réseau de services professionnels Deloitte a interrogé des cadres qui ont mis en place des processus automatisés dans leur entreprise. Le rapport révèle que 90 % des personnes interrogées estiment que leurs investissements dans les technologies d’automatisation permettront d’augmenter l’efficacité de la main-d’œuvre dans trois ans grâce à l’amélioration du flux de travail.
Pourtant, selon le rapport de McKinsey & Company intitulé « The automation imperative », 38 % des chefs d’entreprise n’ont pas automatisé un seul processus opérationnel.
Peut-être faites-vous partie de ces 38 %.
Malgré la myriade d’avantages que procure l’automatisation, de nombreux dirigeants d’entreprise s’en méfient encore. Dans cet article, nous allons expliquer pourquoi la rédaction automatisée de contrats peut être bénéfique pour le flux de travail de votre entreprise et comment vous pouvez l’utiliser pour simplifier l’efficacité de votre entreprise.
Façons dont l’automatisation peut améliorer le flux de travail
Les flux de travail fournissent à votre entreprise la structure et l’ordre nécessaires pour fonctionner plus efficacement. Si vous ne tirez pas profit de l’automatisation de vos flux de travail, vous vous fiez sur du travail « à la pièce » ou « manuels » pour accomplir même les tâches les plus simples. Le problème est que nombre de ces tâches prennent du temps que vos employés pourraient consacrer à des activités plus productives.
Prenons l’exemple de la rédaction de contrats commerciaux.
Avec les flux de travail manuels, chaque contrat commercial est rédigé individuellement. Cela prend beaucoup de temps, en plus d’augmenter la possibilité d’erreurs. Imaginez maintenant que vos collaborateurs aient accès à un modèle de contrat commercial au moyen d’une solution automatisée. Avec ce modèle, ils peuvent saisir les renseignements essentiels et se fier au modèle pour le reste. Ainsi, les contrats commerciaux sont créés plus rapidement, ce qui se traduit par un flux de travail plus productif.
L’accélération du processus est loin d’être le seul avantage des logiciels de rédaction de contrats.
La mise en œuvre de l’automatisation vous aide à identifier les éléments de vos flux de travail existants qui ne fonctionnent pas aussi efficacement qu’ils le pourraient. Vous trouverez peut-être des étapes dans un processus que vos employés n’ont pas besoin d’effectuer. Ou bien, vous pouvez utiliser l’automatisation pour sauter certaines étapes, ce qui vous permettra d’économiser du temps et des ressources.
Le fait de pouvoir s’appuyer sur plusieurs exemples de contrats de processus d’entreprise permet également d’éliminer les redondances, ce qui signifie que vos employés ne font pas toujours les mêmes choses. Une plus grande variété dans leurs tâches entraîne un plus grand engagement de la part des employés, ce qui est particulièrement important dans un monde où 51 % des gens se sentent désengagés au travail.
Enfin, la technologie d’automatisation des contrats vous permet d’améliorer la qualité du travail de votre entreprise. Les clients sont ainsi plus satisfaits et l’offre est plus cohérente.
Pourquoi utiliser un logiciel de rédaction de contrats ?
Maintenant que nous savons comment l’automatisation simplifie et améliore les flux de travail des entreprises, examinons pourquoi un logiciel de rédaction de contrats est la solution idéale pour vous aider à démarrer.
Raison n° 1 — C’est simple et rentable
De nombreux dirigeants d’entreprise se méfient de l’automatisation parce qu’ils pensent qu’elle est complexe. Ce n’est pas le cas avec une bonne technologie d’automatisation des contrats. Plusieurs solutions vous proposent de choisir entre divers modèles de flux de travail. Elles vous permettent également de les modifier selon vos besoins, ce qui peut inclure l’intégration de la marque de votre entreprise. En outre, elles ne vous obligent pas à apporter des changements radicaux à vos processus existants. Au contraire, ces logiciels s’intègrent bien à ce que vous avez déjà, ce qui vous permet d’accélérer la rédaction de contrats en simplifiant le processus.
Raison n° 2 — Amélioration de la visibilité et de la collaboration
Dans de nombreuses entreprises, la rédaction des contrats commerciaux est confiée uniquement au service juridique. Par conséquent, les personnes qui commercialisent et vendent vos produits peuvent ne pas comprendre tous les aspects de ce qu’elles offrent aux consommateurs.
Les logiciels de contrats automatisés changent cela en offrant une meilleure visibilité aux contrats. Tous vos employés peuvent consulter les modèles de contrat, ce qui leur permet de mieux comprendre leur contenu. La nature automatisée de la rédaction de contrats signifie également que vos équipes de vente et de marketing peuvent rédiger des contrats de leur propre chef, avec les conseils de votre service juridique. Le résultat est un environnement de travail plus collaboratif qui se traduit par une augmentation de la productivité.
Raison n° 3 — Moins d’erreurs
Après avoir passé des semaines ou des mois à réaliser une vente importante, la dernière chose que vous souhaitez est que des erreurs dans les contrats fassent dérailler tout le processus. La technologie d’automatisation des contrats réduit les risques d’erreur en fournissant un modèle de contrat commercial fiable à partir duquel vous pouvez faire les adaptations nécessaires. Elle met également en évidence les erreurs, crée des historiques de modifications et vous permet d’extraire des données de vos systèmes au lieu de vous fier à une saisie manuelle. Le fait qu’il y a moins d’erreurs conduit à un processus de vente qui contient beaucoup moins de frictions, ce qui simplifie à nouveau vos flux de travail en garantissant que les employés n’ont pas à revenir constamment sur leur travail.
Simplifiez-vous la vie avec l’automatisation
L’automatisation n’est pas une bête complexe et effrayante dont vous devez avoir peur. Une fois apprivoisée, elle simplifie vos flux de travail, améliore la productivité et libère votre personnel pour qu’il puisse se concentrer sur les tâches importantes.
Le logiciel de rédaction de contrats est un bon point de départ pour tout dirigeant d’entreprise qui souhaite automatiser les flux de travail. Il est facile à mettre en œuvre et ne nécessite pas de changements systémiques radicaux.
