Formulaire de soumission incomplet : attention ! - Edilex

Par oubli, par souci d’économie de temps ou de papier ou pour toute autre raison, certains soumissionnaires déposent une partie du formulaire de soumission seulement (plutôt que l’ensemble du formulaire de soumission) dans l’enveloppe contenant leur soumission.

Cependant, comme un soumissionnaire l’a récemment appris à ses dépens, le dépôt d’un formulaire de soumission incomplet peut avoir des conséquences importantes.

Dans cette affaire, ce soumissionnaire a vu sa soumission être déclarée non conforme au motif que la première page du formulaire de soumission était manquante. L’absence de la première page du formulaire de soumission était la seule non-conformité observée par l’organisme public et la soumission en question était la plus basse parmi celles reçues.

La Cour supérieure a cependant jugé que « le dépôt du formulaire de la Soumission dans son intégralité constituait une condition essentielle à la recevabilité de la Soumission » et que le formulaire de soumission « devait être déposé dans son intégralité (2 pages) » pour permettre à l’organisme public de constater le respect de cette condition. La Cour a donc donné raison à l’organisme public.

Ce jugement peut sembler sévère. En effet, on pourrait penser que l’organisme public ne brise pas l’égalité entre les soumissionnaires en permettant au soumissionnaire fautif de fournir la page manquante et qu’il n’est pas à son avantage de déclarer la soumission non conforme pour ce seul motif.

À ce sujet, la Cour a mentionné ce qui suit : « Il ne peut être prétendu que ce qui compte réellement est seulement la 2ième et dernière page (page 2 de 2), au motif qu’elle inclut l’élément principal de la Soumission, soit le prix, permettant ainsi de comparer les soumissions entre elles. Certes la première page comprend des informations nominatives, lesquelles se trouvent aussi dans les autres documents déposés par la Demanderesse avec sa Soumission, mais elle comprend aussi des déclarations et engagements de la Demanderesse ».

Il semble ressortir de cet extrait que les déclarations et engagements du soumissionnaire dans le formulaire de soumission sont importants et que le dépôt du bordereau de prix est insuffisant en soi pour conclure que le soumissionnaire a implicitement accepté d’être lié par les conditions prévues dans les documents d’appel d’offres.

La Cour conclut en mentionnant qu’en refusant la soumission, l’organisme a ainsi respecté les termes et conditions qu’il avait clairement fixés dans les documents d’appel d’offres et par le fait même « a aussi respecté le principe de l’égalité entre les soumissionnaires ».

Le soumissionnaire a indiqué son intention de porter la cause en appel. Nous suivrons de près la suite de ce dossier. Néanmoins, dans l’immédiat, il est important de rappeler qu’un soumissionnaire doit toujours, par précaution, remplir et déposer l’ensemble du formulaire de soumission pour éviter un enjeu potentiel par rapport à la conformité de sa soumission.