Formulaire pour la mise à jour annuelle - Renseignements et directives
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Téléchargez notre modèle de Formulaire pour la mise à jour annuelle - Renseignements et directives en format Word. Ce document provient du chapitre Résolutions annuelles dans le catalogue de règlements et résolutions d'Edilex.
Sommaire
Règle générale, dans le contexte de la province de Québec et, plus particulièrement en ce qui concerne les PME (petites et moyennes entreprises), la mise à jour des registres corporatifs se fait en étroite collaboration avec l’expert-comptable ou le vérificateur de la compagnie/société.
De fait, la structure juridique de la compagnie/société, selon laquelle le conseil d’administration constitue le point de référence principal pour l’avocat ou le notaire désireux de procéder à la mise à jour des différents registres corporatifs, fait place, sur le plan pratique, à une structure réelle beaucoup plus informelle et dépourvue d’encadrement.
Ceci étant, l’expert-comptable ou le vérificateur, selon le cas, joue un rôle beaucoup plus important dans l’acheminement des directives concernant la mise à jour des registres corporatifs à l’avocat ou le notaire étant donné que c’est lui qui, après le propriétaire de l’entreprise, possède le plus d’informations concernant l’organisation et les opérations de l’entreprise, en plus de pouvoir apprécier la valeur juridique de cette information.
Il convient , dès lors, de faire appel d’abord, dans la majorité des cas, à celui-ci afin de recevoir ses directives concernant le contenu exact des différents registres corporatifs dont nous sommes chargés de la tenue.
Par ailleurs, lorsque nous sommes en présence d’une entreprise dont la structure organisationnelle se conforme davantage à la structure juridique, il convient dès lors de s’adresser aux dirigeants de l’entreprise, c’est-à-dire, le président, le secrétaire-trésorier ou encore, à l’occasion, le contrôleur, dans la mesure où ils sont habiletés à vous répondre (vérifiez si leurs pouvoirs décisionnels ne sont pas restreints par une convention unanime des actionnaires) et en prenant garde toutefois de ne pas leur dévoiler d’informations confidentielles à laquelle normalement ils n’ont pas accès, autrement dit, c’est à vous de poser les questions.
Nous croyons, de plus, qu’il serait prudent de parler à plusieurs personnes importantes, dans certains cas, afin d’avoir un portrait complet de l’année qui s’est terminée, y compris le vérificateur ou l’expert-comptable qu’il faut toujours consulter.
