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Document d'appel d'offres - Sans contrat intégré


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Sommaire

Le processus d’appel d’offres, qu’il soit obligatoire ou volontaire, comprend deux opérations juridiques distinctes. La première opération implique la régie du processus d’appel d’offres (contrat «A») tandis que la seconde porte sur la transaction visée par cet appel d’offres, c’est-à-dire le contrat qui en résulte (contrat «B») . Ces deux opérations distinctes font appel à deux régimes juridiques différents que les parties impliquées ont parfois tendance à confondre

Le présent document d’appel d’offres qui suit propose un cadre juridique, économique et logistique du processus d’appel d’offres (contrat «A») sans pour autant englober les clauses du contrat (contrat «B») qui en résulte. Il est rédigé de façon à faire une démarcation très claire entre le processus d'appel d'offres et le contrat de façon à clarifier la vocation juridique de ces documents. En effet, une fois le processus d'appel d'offres complété, la relation contractuelle avec le soumissionnaire sélectionné s’amorce et peut donc se poursuivre en toute indépendance par rapport au processus d'appel d'offres.

Description

Les documents d’appel d’offres servent à documenter l’opération juridique par laquelle une personne dénommée le DONNEUR D’ORDRE fait appel à des personnes, aptes à fournir les produits et services recherchés, dénommées les SOUMISSIONNAIRES, dans le but de recevoir de celles-ci des propositions en vue de l’attribution d’un contrat. Les documents d’appel d’offres énoncent les modalités selon lesquelles se déroulera l’appel d’offres.

Le donneur d'ordre peut être un organisme public au sens de l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (L.Q. 2006 c-29) ou encore son mandataire, qu'il soit une corporation d'achat en commun, une agence ou un établissement.

Utilisation

Nous recommandons l’utilisation du présent document d’appel d’offres sans contrat intégré dans deux situations distinctes. Lorsque le donneur d'ordre, ou son mandant, est soumis à la Loi sur les contrats des organismes publics et à la procédure établie par le Règlement sur les contrats d'approvisionnement des organismes publics (décret numéro 531-2008 du 28 mai 2008) (ci-après le «Règlement sur les contrats d'approvisionnement»), le Règlement sur les contrat de travaux de construction et abrogeant le Règlement sur les subventions à des fins de construction (décret numéro 532-2008 du 28 mai 2008) (ci-après le «Règlement sur les contrats de travaux de construction») et le Règlement sur les contrats de services des organismes publics (décret numéro 533-2008 du 28 mai 2008) (ci-après le «Règlement sur les contrats de services»).

Tout d’abord, ce document peut être utilisé dans le cadre d’un appel d’offres obligatoire, lorsque le DONNEUR D’ORDRE est forcé par la Loi sur les contrats des organismes publics de procéder par appel d’offres public pour obtenir les produits, services ou travaux de construction qu’il requiert, et ce, quel que soit le mode de sollicitation choisi par le DONNEUR D'ORDRE (prix, prix avec évaluation du niveau minimal de qualité, prix ajusté en fonction d'une évaluation de la mesure de qualité, qualité unique.

Par ailleurs, ce document peut également être utilisé dans le cadre d’un appel d’offres volontaire, lorsque le DONNEUR D’ORDRE désire procéder par appel d’offres public pour obtenir les produits, services ou travaux de construction qu’il requiert sans y être obligée par la Loi sur les contrats des organismes publics, compte tenu du montant de la dépense en jeu, étant entendu que tant le Règlement sur les contrats d'approvisionnement, le Règlement sur les contrats de travaux de construction que le Règlement sur les contrats de services exigent que dans ces situations la procédure d'appel d'offres publics prévue dans la réglementation soit applicable, sous réserve de certains ajustements que le DONNEUR D'ORDRE peut y apporter (art. 3 du Règlement sur les contrats d'approvisionnement, du Règlement sur les contrats de travaux de construction et du Règlement sur les contrats de services).

Incidemment, ce document et les clauses y contenues peuvent être utiles au DONNEUR D'ORDRE dans le cadre d'un appel d'offres sur invitation, sous réserve des attestations nécessaires qu'il devra y apporter.

Ce document est la suite logique de la publication par le DONNEUR D'ORDRE d'un avis public qui initie la procédure d'appel d'offres publique et doit être diffusé dans le système électronique du gouvernement SEAO (art. 4 du Règlement sur les contrats d'approvisionnement, du Règlement sur les contrats de travaux de construction et du Règlement sur les contrats de services).

Ce document doit être diffusé à tous les intéressés et, bien qu'il n'y ait aucune obligation législative ou réglementaire à cet effet, il est souhaitable qu'il soit également publié dans SEAO.

Ce document constitue la première étape dans le processus de collecte de soumissions. Ce document doit être mis à la disposition des entreprises susceptibles de participer à l’appel d’offres. Le document d’appel d’offres s’inscrit dans le cadre d’un processus plus large, qui doit également être mis en place avant de lancer l’appel d’offres.

Ce document propose le cadre juridique, économique et logistique du processus d’appel d’offres sans pour autant englober les clauses du contrat qui en résulte.

Table des matières

0.00 INTERPRÉTATION
0.01 Terminologie
0.01.01 Addenda
0.01.02 Appel d’Offres
0.01.03 ATTRIBUTAIRE
0.01.04 Bordereau de prix
0.01.05 Bien
0.01.06 Cahier de Charge
0.01.07 Comité de Sélection
0.01.08 Concurrent
0.01.09 Contrat
0.01.10 Devis d’Exécution [Services]
0.01.11 Documents d’Appel d’Offres
0.01.12 Force Majeure
0.01.13 Formulaire de Soumission
0.01.14 Gestionnaire(s) du Dossier
0.01.15 Information Confidentielle [Clause facultative]
0.01.16 Loi
0.01.17 PARTIE
0.01.18 Personne
0.01.19 Propriété Intellectuelle
0.01.20 Représentants Légaux
0.01.21 SEAO
0.01.22 Soumission
0.01.23 Soumissionnaire
0.02 Préséance
0.03 Juridiction
0.03.01 Assujettissement
0.03.02 Non-conformité
0.04 Généralités
0.04.01 Cumul
0.04.02 Dates et délais
0.04.03 Références financières
0.04.04 Renvois
0.04.05 Genre et nombre
0.04.06 Titres
0.04.07 Présomptions
0.04.08 Connaissance
0.04.09 Acceptation
0.04.10 PCGR
1.00 OBJET ET RÉGIE DE L’APPEL D’OFFRES
1.01 Appel d’Offres
1.02 Séance d’information [Clause facultative]
1.02.01 Date et lieu
1.02.02 But
1.02.03 Procès-verbal
1.03 Questions et clarifications
1.04 Addenda
1.04.01 Modification
1.04.02 Diffusion
1.04.03 Report d’échéance
1.05 Soumission
1.05.01 Totale ou partielle
1.05.02 Règles de présentation
1.05.03 Profil d’entreprise [Clause facultative]
1.05.04 Documentation additionnelle [Clause facultative]
1.05.05 Soumission équivalente [Clause facultative]
1.05.06 Heures de dépôt
1.05.07 Réception des soumissions
1.05.08 Échéance
1.05.09 Durée de validité
1.05.10 Système d’assurance de la qualité [Clause facultative]
1.05.11 Proposition de groupe
1.05.12 Statut et autorisation de signature
1.05.13 Livraison [Clause facultative]
1.05.14 Politique de retour de Biens [Clause facultative]
1.05.15 Correction et retrait
1.05.16 Propriété des offres
1.05.17 Acceptation de divulgation
1.06 Ouverture des Soumissions
1.07 Admissibilité
1.08 Conformité
1.08.01 Règle
1.08.02 Cas de rejet
1.08.03 Correction
1.08.04 Décision
1.09 Rendement antérieur insatisfaisant
1.10 Évaluation des Soumissions
1.10.01 Règles
1.10.02 Fiche technique et échantillon de Biens [Clause facultative]
1.10.03 Comité de Sélection [Version évaluation de qualité]
1.10.04 Évaluation de la qualité [Version évaluation de qualité]
1.10.05 Retrait d’un Bien/service
1.11 Attribution
1.11.01 Règle
1.11.02 Options
1.11.03 Octroi conditionnel
1.11.04 Confirmation
1.11.05 Réserve
1.12 Divulgation
1.13 Publication
2.00 EXIGENCES QUANT AU PRIX
2.01 Meilleur prix
2.02 Présentation des prix soumis
2.02.01 Coût de base
2.02.02 Escompte progressif
2.03 Inclusions et exclusions
2.03.01 Inclusions
2.03.02 Exclusions
2.04 Ajustement
2.04.01 Seuil de commande
2.04.02 Urgence
2.04.03 Bien dangereux
2.05 Maintien
2.06 Prolongation [Clause facultative]
2.07 Coût d’impact [Clause facultative]
3.00 INDICATIONS QUANT AUX MODALITÉS DE PAIEMENT
3.01 Facturation
3.02 Paiement
3.03 Vérification
4.00 EXIGENCES QUANT AUX SÛRETÉS
4.01 De la part du Soumissionnaire
4.02 De la part de l’ATTRIBUTAIRE
4.02.01 Garantie d’exécution
4.02.02 Garantie des obligations pour gages, matériaux et services [Clause facultative]
5.00 ATTESTATIONS RÉCIPROQUES
6.00 ATTESTATIONS DU DONNEUR D’ORDRE
6.01 Capacité
6.02 Effet obligatoire
6.03 Divulgation [Clause facultative]
7.00 ATTESTATIONS DU SOUMISSIONNAIRE
7.01 Statut
7.02 Capacité
7.03 Effet obligatoire
7.04 Information privilégiée
7.05 Conflit d’intérêt
7.06 Arrangement avec Concurrents
8.00 OBLIGATION(S) RÉCIPROQUE(S)
8.01 Information Confidentielle [Clause facultative]
9.00 OBLIGATION DU DONNEUR D’ORDRE
10.00 OBLIGATIONS DU SOUMISSIONNAIRE
10.01 Documents d’Appel d’Offres
10.01.01 Examen
10.01.02 Reconnaissance et acceptation
10.02 Langue française
10.03 Frais de Soumission
10.04 Devis d’Exécution
10.04.01 Exigences
10.04.02 Quantités indicatives
10.05 Système d’assurance de la qualité [Clause facultative]
10.06 Respect de la procédure
10.07 Irrévocabilité
11.00 DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
11.01 Force Majeure [Clause facultative]
11.01.01 Exonération de responsabilité
11.01.02 Prise de mesures adéquates
11.02 Exécution complète
11.03 Prescription
12.00 DISPOSITIONS GÉNÉRALES
12.01 Avis
12.02 Élection
12.03 Non-renonciation
12.04 Transmission électronique
13.00 FIN DE L’APPEL D’OFFRES
14.00 ENTRÉE EN VIGUEUR
15.00 DURÉE
16.00 PORTÉE

ANNEXE 0.01.06 – CAHIER DE CHARGES
ANNEXE 0.01.09 – CONTRAT
ANNEXE 0.01.10 – DEVIS D’EXÉCUTION [SERVICES]
ANNEXE 0.01.13 – FORMULAIRE DE SOUMISSION
ANNEXE 1.10.04 – GRILLE D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ
ANNEXE 3.01 – PROCÉDURE DE FACTURATION
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