Pour être en mesure de faire un suivi juridique de qualité auprès d’une entreprise, il faut d’abord avoir à sa disposition toute l’information/documentation nécessaire et utile à l’exécution d’une telle tâche. Malgré le caractère évident de cette affirmation, il demeure étonnant de constater l’état d’éparpillement de cette information au sein des PME du Québec. Ainsi, lorsque vient le moment d’exécuter une quelconque tâche qui exige la consultation d’une telle information/documentation, l’obstacle le plus redoutable à cette exécution se veut souvent le repérage ponctuel de celle-ci. Pour en finir avec cette éternelle problématique, qui nuit à l’efficacité de tout administrateur, cadre, dirigeant, consultant externe ou juriste, il faut doter les entreprises d’un système d’archivage adapté aux besoins spécifiques de la gestion juridique de ces dernières. Dans la chronique qui suit, nous allons démontrer comment le service comptable d’une entreprise peut contribuer à la solution de ce problème.
Situation actuelle
Dans l’état actuel des choses, la documentation juridique d’une entreprise est généralement éparpillée dans une multitude de dossiers archivés dans autant d’endroits différents au gré des personnes qui manipulent de tels documents et généralement en fonction des besoins des différents services, autres que juridiques, en activité au sein de l’entreprise. Le service comptable constitue sans l’ombre d’un doute le service dominant en entreprise dans l’élaboration de tout système d’archivage. Cette domination s’attribue au fait que la saine gestion financière requiert un bon système d’archivage de toutes les pièces justificatives qui documentent les entrées et les sorties de fonds d’une entreprise. Cette pratique essentielle à la saine gestion financière d’une entreprise ne convient cependant pas tout à fait aux besoins de la gestion juridique de celle-ci qui doit, elle, répondre à d’autres impératifs et surtout à un autre mode de classification.
À titre d’exemple, il arrive souvent qu’un important contrat d’approvisionnement d’une entreprise soit archivé par le service comptable en fonction de l’exercice financier au cours duquel ce contrat a vu le jour malgré le fait qu’un tel contrat puisse être en vigueur ou produire des effets au-delà de cette période. Il se peut même qu’un tel contrat ne fasse pas l’objet d’une quelconque validation juridique de son contenu puisque le service juridique interne ou externe de l’entreprise n’a même pas connaissance de son existence! D’autres services au sein d’une entreprise peuvent aussi être générateurs de documents juridiques importants tels le service de ressources humaines, le service de mise en marché, le service de recherche et développement, etc., contribuant ainsi à un éparpillement de la mémoire collective d’une entreprise.
Dans une perspective de gestion juridique, dont la pierre angulaire se doit d’être une centrale d’information propre à cette activité, nous sommes loin de la coupe aux lèvres!
Conséquences
Il convient maintenant de s’interroger sur l’impact d’un tel éparpillement d’information sur le vécu d’une entreprise. Selon nous, cet éparpillement peut engendrer non seulement des coûts apparents, mais aussi des coûts cachés parfois très importants dans le vécu d’une entreprise. Puisque la meilleure pratique de saine gestion d’entreprise réside toujours dans la prévention plutôt que la guérison d’un mal, il faut reconnaître que cet éparpillement engendre un régime de confusion qui permet à de nombreux problèmes juridiques latents de passer inaperçus jusqu’à ce qu’il soit trop tard. À titre de coûts apparents, il suffit de penser au temps facturable que l’on fait perdre aux experts-comptables qui se livrent parfois à une chasse au trésor pour trouver certains contrats importants dont ils doivent faire rapport dans leurs états financiers à la fin de chaque exercice financier. En ce qui a trait aux coûts cachés, pensons maintenant aux pertes que peut engendrer un mauvais suivi de contrat (oubli d’une date de renouvellement, non-respect d’une obligation ponctuelle, etc.). Bien qu’il soit possible d’élaborer davantage sur les conséquences de l’inexistence d’une centrale d’information juridique, nous pouvons déjà, à la lumière de ce qui précède, aisément conclure qu’il existe un lien de causalité entre cette lacune au sein de nos entreprises et certains coûts qu’elles doivent défrayer de temps à autre dans le cadre de leurs activités.
Le service comptable à la rescousse!
On pourrait croire que la solution à un tel problème soit hors de la portée de nos PME. Ce n’est heureusement pas le cas. Le début de la solution à ce problème est déjà présent dans l’ensemble de nos PME. Il s’agit du service comptable par lequel transite la majeure partie de l’information/ documentation qui doit figurer dans ce qu’il convient d’appeler le grand livre juridique d’une entreprise. À l’instar du grand livre comptable, vers lequel convergent tous les registres comptables d’une entreprise et grâce auquel on peut dresser son bilan et ses états financiers, il est possible pour le service comptable d’une entreprise de contribuer aussi à la mise sur pied d’une telle centrale d’information/documentation, à partir de laquelle pourra s’amorcer la gestion juridique de cette dernière. Pour ce faire, il suffit pour le service comptable de créer des copies des documents importants qu’ils conservent dans les dossiers comptables de l’entreprise et de les intégrer dans un système d’archivage conçu spécifiquement pour le suivi juridique d’une entreprise, c’est-à-dire en fonction de chacune des composantes juridiques d’une entreprise. L’entreprise peut se créer son propre système à l’interne où encore faire appel à un classeur conçu à une telle fin. Il est également possible de mettre sur pied un système de fichiers électroniques dans lequel on archive des copies numérisées de tels documents.
Conclusion
Comme on peut le constater, il est désormais possible de confier au service comptable d’une entreprise un nouveau rôle qui s’inscrit très bien dans son fonctionnement actuel, c’est-à-dire celui d’alimenter une nouvelle centrale d’information/documentation qui constitue le point de départ idéal de la veille juridique en entreprise. Grâce à une telle centrale, les administrateurs, cadres, dirigeants, consultants et juristes auront ainsi, moyennant un coût très abordable, un accès rapide à toute l’information/documentation qu’il leur faut pour veiller au suivi juridique d’une entreprise.
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