Analyse du problème

Malgré le fait que l’entreprise puisse tirer grand avantage des judicieux conseils que peut prodiguer un membre de la profession, dans l’état actuel des choses, il faut reconnaître que le juriste n’occupe pas une place importante dans le vécu de cette dernière.

De nombreux facteurs sont à l’origine de cette problématique.  Selon nous, le facteur qui pèse le plus dans la balance est, sans contredit, le fait que la plupart des processus d’affaires s’amorcent dans l’ignorance quasi-totale du cadre juridique qui les régit.  Ainsi, lorsque vient le moment de consulter un juriste pour insérer un tel processus dans son cadre juridique approprié, il en résulte de nombreux problèmes d’ajustements de part et d’autre pour harmoniser le tout. 

De tels ajustements impliquent parfois des délais importants et des coûts prohibitifs, sans oublier de mentionner le fait que plus le processus d’affaires est avancé, plus il devient difficile d’effectuer ces ajustements sans mettre tout ce processus en péril.  Pas étonnant que dans un tel contexte les juristes, porteurs de mauvaises nouvelles à cet égard, soient mal perçus.

Afin d’éviter les sérieux inconvénients identifiés précédemment, que faire pour harmoniser, dès que possible, un processus d’affaires à son cadre juridique?

C’est ici que le concept de la gestion juridique d’entreprise prend tout son sens en guise de solution définitive à cette problématique.

Gestion juridique d’entreprise

La gestion juridique d’entreprise se veut une nouvelle approche qui vise le développement d’un savoir-faire et d’une instrumentation communes, à l’intention des gens d’affaires et des juristes, permettant à ceux-ci d’effectuer, à l’intérieur de leur sphère de compétence, le suivi juridique des activités d’une entreprise. Ce suivi juridique impliquant d’une part, l’identification rapide, par les gens d’affaires, d’un besoin juridique et, d’autre part, la fourniture, par le juriste, d’une prestation/solution apte à répondre à ce besoin en temps opportun.

Partant du principe que la personne la mieux placée pour identifier un besoin juridique potentiel soit le cadre ou le dirigeant, qui initie ou qui participe à un processus d’affaires et que les juristes doivent davantage s’adapter aux besoins des entreprises qu’ils desservent, nous croyons que le moment est venu où il faut doter les gens d’affaires, ainsi que les juristes de compétences en gestion juridique d’entreprise.  À cette fin, il faut éduquer et outiller ceux-ci de façon à ce que, d’un côté, les gens d’affaires puissent pratiquer la veille juridique en simultané à toutes les étapes d’un processus d’affaires et, de l’autre côté, que les juristes puissent développer des prestations/solutions mieux adaptées au processus d’affaires.

En mettant un tel bagage à la disposition des cadres et des dirigeants, cela permet à ces personnes de devenir à la fois de bonnes antennes :  réceptrices, capables de capter sur le terrain les premiers signes d’un besoin juridique et émettrices, capables de transmettre les bonnes informations au juriste appelé à fournir la bonne prestation/solution à ce besoin.

Disposant, par l’entremise d’un cadre ou d’un dirigeant plus alerte, d’une information/préparation de meilleure qualité, il devient alors possible au juriste de faire des interventions plus judicieuses, à des étapes du processus d’affaires où le rapport coût/bénéfice s’y rapportant est à son meilleur.   Notons, comme autre bienfait digne de mention pour les juristes évoluant dans la nouvelle dynamique de la gestion juridique d’entreprise, une meilleure appréciation de sa prestation de la part du client.

Cet exposé conceptuel, que nous venons de faire quant au pourquoi de la gestion juridique d’entreprise, doit maintenant céder le pas au comment il faut s’y prendre pour soutenir ce que nous considérons comme une nouvelle compétence à acquérir de la part des gens d’affaires et des juristes qui veulent apprendre à mieux travailler ensemble.

Assises de la gestion juridique d’entreprise

Pour implanter avec succès cette nouvelle approche de la gestion juridique d’entreprise comme recette gagnante pour le suivi juridique d’une entreprise, tant pour les gens d’affaires que les juristes, il faut commencer par la mise en place de certains dénominateurs communs à partir desquels ils pourront exécuter les tâches complémentaires qui leur reviennent.

Nous pouvons identifier cinq dénominateurs communs, que nous désignerons désormais «assises», destinés à devenir les assises de la gestion juridique d’entreprise.

Examinons celles-ci une par une.

Grand livre juridique

Pour être en mesure de faire un suivi juridique de qualité auprès d’une entreprise, il faut d’abord cueillir et organiser l’information et la documentation qui existent sur celle-ci, de façon à pouvoir la consulter au besoin.

Que l’on soit cadre, dirigeant, consultant externe ou juriste, il s’agit ici d’une démarche  incontournable.  La question qu’il faut se poser alors est la suivante: est-il possible de créer une plate-forme d’information universelle qui peut servir à chacune de ces personnes?

En guise de solution définitive à cette problématique, il n’existe pas, dans nos pratiques actuelles, de classeur universel des documents importants d’une entreprise nous permettant d’avoir une vue d’ensemble de la dimension juridique de celle-ci.

Pour faire le suivi juridique d’une entreprise, un tel classeur pourrait aussi se voir ajouter d’autres fonctionnalités, afin d’en faire une véritable plate-forme de travail à la disposition des gens d’affaires, des consultants externes et des juristes.

À l’instar du grand livre comptable, vers lequel convergent tous les registres comptables d’une entreprise et grâce auquel on peut dresser ses états financiers et dégager une vue d’ensemble de sa situation financière, n’est-il pas dans l’intérêt de notre profession de proposer son équivalent juridique, à savoir : un «grand livre», vers lequel converge toute l’information juridique d’une entreprise?

À l’instar du carnet de santé, le moment n’est-il pas venu de faire d’un tel «grand livre» un instrument de suivi juridique d’entreprise?

Voilà donc la première assise de la gestion juridique d’entreprise,  c’est-à-dire une plate-forme de travail universelle, que nous appelons le «Grand livre juridique», à partir de laquelle les gens d’affaires et les juristes peuvent collaborer ensemble dans le suivi juridique d’une entreprise.

Tableaux de bord

Le Grand livre juridique peut cependant faire davantage que fournir une bonne vue d’ensemble de la situation juridique d’une entreprise. Il peut aussi, à titre de fonctionnalité additionnelle, faire appel à des normes de présentation de l’information/documentation lui permettant de procurer un ensemble de tableaux de bord pour la conduite de cette dernière.

Ces tableaux de bord doivent fournir, à toutes les personnes appelées à participer à la conduite d’une entreprise, à savoir ses administrateurs, ses cadres, ses dirigeants, ses consultants externes et ses juristes, une lecture précise de l’état juridique d’une entreprise à trois niveaux.  Le premier niveau étant celui d’une transaction individuelle; le second niveau étant celui d’une composante d’entreprise (financement, ressources humaines, propriété intellectuelle, etc.) au sein de laquelle on regroupe toutes les informations et transactions s’y rapportant; et le troisième niveau étant celui de l’entreprise dans laquelle figure toutes les composantes.

Ces tableaux de bord doivent jouer un double rôle.  Ils doivent non seulement permettre aux différents lecteurs de tels tableaux de voir de quoi se compose la dimension juridique d’une transaction, d’une composante ou de l’entreprise, mais aussi de voir ce qu’il manque à cette dimension juridique pour réduire les risques s’y rapportant.

En guise d’illustration nous reproduisons ci-après quelques-uns de ces tableaux de bord

Cliquez ici pour voir les tableaux de bord

Comme on peut le constater à la lecture de ces différents tableaux de bord, ceux-ci contiennent un système d’adresses permanentes pour le rangement de toute l’information/documentation juridique pertinente d’une entreprise.  Peu importe le type d’information ou de documentation, il existe une adresse prédéterminée pour son archivage qui en facilite grandement le repérage et la réutilisation en temps opportun. Grâce à un tel système d’adresses, les personnes désireuses de faire le suivi juridique d’une entreprise passeront moins de temps à chercher de l’information/documentation, (activité sans plus value) et plus de temps à la traiter (activité à forte plus-value).

Ainsi, la seconde assise de la gestion juridique d’entreprise se veut un ensemble de tableaux de bord permettant une surveillance continue au sein de ses multiples processus d’affaires du cadre juridique applicable à chacun d’eux.

Savoir-faire

Il ne suffit pas d’avoir de bons tableaux de bord pour bien conduire une entreprise, encore faut-il savoir la conduire, d’où l’importance de suivre de bonnes leçons de conduite.

Ces leçons de conduite de la dimension juridique d’une entreprise, en raison de la particularité et de la complexité de ce genre de véhicule, doivent se déployer sur quatre axes si l’on veut éviter les nombreux accidents de parcours qui attendent les entreprises à chaque tournant.

Ces quatre axes en question sont: la gestion de processus et de projet, la gestion de l’information, la gestion de la communication et la gestion de la documentation.

Bien qu’il n’est pas de notre propos dans la présente chronique de traiter en détails de ses quatre axes de gestion qui constituent l’essentiel du savoir-faire requis pour effectuer un bon suivi juridique d’entreprise il suffit de retenir à ce sujet que les gens d’affaires et les juristes ne pourront jamais travailler efficacement en équipe s’ils n’ont pas un minimum de savoir-faire en commun.

Un bon suivi juridique d’entreprise demande une bonne synchronisation de tous les intervenants.  Une telle synchronisation ne peut être le fruit du hasard, elle doit s’apprendre!

La troisième assise de la gestion juridique d’entreprise porte donc sur les habiletés de gestion que doivent acquérir les intervenants au suivi juridique d’une entreprise.

Instrumentation

Notre prochaine assise prend la forme d’une instrumentation servant d’aide à la tâche.  Il ne faut pas s’étonner que le suivi juridique d’une entreprise soit laissé quelque peu à la dérive quand on fait le constat qu’il n’existe peu ou pas d’instrumentation conçue à cette fin.  Il suffit de penser à la tâche d’analyser un contrat pour réaliser qu’il n’existait pas d’outil pour nous aider dans une telle exécution, jusqu’au jour où nous avons conçu une grille d’analyse d’un contrat faisant appel à la technique du benchmarking (voir notre chronique 2004 # 29 et le chapitre 15 (Z) du Formulaire de droit comemrcial à ce propos).

La qualité première d’une telle instrumentation serait d’affranchir les personnes s’intéressant au suivi juridique d’une entreprise des contraintes importantes que sont l’abstraction et la confusion qui caractérisent sa dimension juridique et les tâches se rapportant à son suivi. 

Une telle instrumentation, à l’instar d’une matrice, se doit donc de fournir un encadrement à la fois visuel et complet qui va permettre aux juristes et aux gens d’affaires d’exécuter chacune des  tâches se rapportant au suivi juridique d’une entreprise de façon optimale améliorant de ce fait son temps et son coût d’exécution, ainsi que la qualité du résultat.

Cette instrumentation nous lancera sur une piste sur laquelle les gens d’affaires et les juristes ne s’aventurent guère, non pas par manque d’intérêt, mais surtout par manque de temps.

Ce manque de temps illustre bien le cercle vicieux dans lequel tout le monde se trouve présentement qui nuit beaucoup à l’état de santé juridique des entreprises.  Nous manquons de temps à consacrer au suivi juridique d’une entreprise parce que ce travail est mal structuré et il est mal structuré parce qu’on manque de temps pour ce faire.

Cette situation perdure depuis trop longtemps et la gestion juridique d’entreprise se propose d’y mettre fin en améliorant, par la création d’outils appropriés à cette fin, une tâche à la fois.  Voilà pour la quatrième assise.

Interface

Notre cinquième et dernière assise fait appel à la notion d’interface, issue du langage informatique, qui désigne un élément permettant à deux systèmes, qui ne communiquent pas bien ensemble, de le faire.

Dans l’univers des entreprises, les deux systèmes en question sont le processus d’affaires et son cadre juridique qui éprouvent beaucoup de difficulté à co-habiter.  À vrai dire, ces deux univers ont plutôt tendance à évoluer en vase clos et lorsqu’ils se rencontrent, nous assistons davantage à une collision de ces deux systèmes qu’à une fusion harmonieuse de ceux-ci avec les résultats regrettables que cela peut engendrer.

Le besoin d’une interface dans un tel contexte devient plutôt évident.  Pour reprendre notre image des antennes que nous avons évoquée précédemment dans cette chronique, cette interface serait ni plus ni moins l’adoption d’une fréquence de communication tant par les praticiens du processus d’affaires que par les praticiens du droit visant à faciliter leurs échanges d’information /documentation se rapportant au suivi juridique d’une entreprise.

Cette fréquence de communication, qui est véhiculée au sein de toutes les autres composantes de la gestion juridique d’entreprise, engendrerait ainsi une infiltration progressive et réciproque du processus d’affaires et de son cadre juridique au sein d’une nouvelle dynamique de travail pour le plus grand bénéfice des gens d’affaires et des juristes.

Cette cinquième assise de la gestion juridique d’entreprise peut d’ailleurs fort bien s’illustrer avec l’image qui suit.

Conclusion

En guise de conclusion, nous croyons que le moment est venu de mettre fin au régime de confusion qui fait obstacle à ce qui peut devenir la meilleure pratique pour les gens d’affaires et les juristes en matière de suivi juridique d’une entreprise.

Ce régime de confusion nuit non seulement à l’identification des risques juridiques se rapportant à la création et à l’exploitation d’une entreprise mais aussi à la réalisation de solutions durables visant à les éliminer ou à réduire leur impact.

Pour mettre fin à un tel régime il ne faut pas hésiter à remonter aux sources et à identifier de nouvelles pistes de solutions, ce que nous avons tenté de faire au sein de cette chronique, en espérant qu’elle vous aura convaincu que la pratique de la gestion juridique d’entreprise constitue, tant pour les gens d’affaires que pour les juristes, un passage obligé vers le meilleur suivi juridique d’entreprise qui soit.

Pour en apprendre davantage sur la gestion juridique d’entreprise, ses assises et ses bienfaits, ne manquez pas notre prochaine formation intitulée «Gestion et vérification juridique d’entreprise: comment dresser et améliorer le bilan juridique d’une entreprise» qui aura lieu les 17 et 18 mai prochains.