L’article 9 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels («Loi sur l’accès») reconnaît un droit d’accès aux documents des organismes publics à toute personne qui en fait la demande. La Loi sur l’accès prévoit également que ce droit s’étend uniquement aux documents détenus par l’organisme.
Récemment, la Commission d’accès à l’information (la «Commission») a dû statuer sur une demande de révision d’une décision administrative de la Commission scolaire Lester B. Pearson («LBP») rendue en réponse à une demande d’accès à l’information.
La demanderesse demande entre autres l’accès aux contrats de services intervenus entre des prestataires de services et les écoles de LBP, une liste de ces prestataires, la procédure d’appel d’offres de LBP et les critères de sélection de prestataires de services.
En réponse à cette demande, LBP lui transmet divers documents, incluant notamment des contrats de services. Or, la demanderesse allègue que certains documents sont manquants. De son côté, LBP affirme avoir transmis tous les documents visés par la demande, tout en précisant que cette dernière était large et ambigüe. Ainsi, LBP est d’avis que des précisions quant aux documents manquants sont nécessaires afin d’être en mesure de les repérer.
La Commission s’est donc interrogée à savoir si des documents visés par la demande étaient toujours manquants. Au terme de son analyse, elle estime que LBP a correctement répondu à la demande en lui transmettant les documents visés. D’entrée de jeu, tel que mentionné plus haut, la Loi sur l’accès «s’applique à des documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions». Ce faisant, on ne peut demander à l’organisme de faire parvenir des documents inexistants, pas plus que lui demander d’en constituer. En s’appuyant sur la jurisprudence, la Commission explique qu’«il n’est pas du tout dans les pouvoirs de la Commission d’ordonner à quelqu’un de composer un document, tel une attestation ou un document qui n’existe pas».
Au surplus, LBP a mené une recherche additionnelle en vue de repérer les documents visés. Ainsi, la Commission rejette la demande de révision en affirmant que «l’organisme a répondu positivement à la demande, en communiquant à la demanderesse tous les documents qu’il détient, y compris ceux qui ont été ajoutés en cours d’audience et qui ne faisaient pas partie de sa demande initiale».
Il ressort de cette décision que le droit d’accès aux documents d’un organisme public se limite aux documents existants détenus par celui-ci.
