Aucune entreprise ne souhaite voir ses informations financières, sa stratégie marketing, sa liste de clients ou encore sa stratégie de prix circuler au grand jour. Ainsi, dans la réalité quotidienne de la gestion d’entreprise, les gens d’affaires seront fréquemment appelés à recourir à une entente de confidentialité et de non-divulgation.
Comme son nom l’indique, l’entente de confidentialité et de non-divulgation régit et limite l’usage pouvant être fait de l’information confidentielle reçue par le récipiendaire et vise à protéger des yeux des tiers ce qui a été divulgué. Le tout afin de permettre à la partie divulgatrice de protéger le caractère confidentiel de l’information fournie et d’en limiter, voir prévenir la dissémination.
Aussi courante soit-elle, l’entente de confidentialité n’est pas si simple à gérer lorsque l’on tente de combiner la réalité de l’entreprise aux besoins légaux de celle-ci. Il est donc important de savoir s’adapter aux besoins et à la philosophie de l’entreprise ainsi qu’au contexte particulier dans lequel l’entente de confidentialité est ou sera signée.
Pour assurer ce souci de la réalité, il est important de prendre le temps de comprendre quel type d’information sera divulgué. Ainsi, dans le cadre du développement d’affaires, il est fréquent que certains renseignements soient divulgués dans le cadre d’une présentation où l’objectif premier est d’évaluer le potentiel d’une relation d’affaires avec la partie divulgatrice. Il s’agit alors de relations d’affaires au quotidien et non pas de partenariat ou d’association.
Dans de telles situations, l’information divulguée portera sur les prix, les différentes formes d’incitatifs d’affaires, les éléments de stratégie marketing, etc. Bien que les entreprises ne souhaitent généralement pas que ces renseignements soient connus par tous, il faut quand même faire la distinction entre la protection accordée aux résultats financiers pour lesquels les mécanismes de protection doivent être plus complets et complexes. En être conscient vous permettra d’ajuster le langage de votre entente de confidentialité et de non-divulgation afin de vous assurer une protection maximale sans néanmoins effaroucher votre relation d’affaires potentielle.
Cette mise en garde étant faite et tout en gardant à l’esprit le contexte dans lequel les renseignements sont partagés, voici certains éléments qui vous aideront à mieux comprendre et à maximiser l’efficacité de vos ententes de confidentialité.
Premièrement, soyez avisés que certaines informations ne sont pas de nature confidentielle et de fait seront exclues du spectre de votre entente, il s’agit notamment de ce qui est déjà connu du récipiendaire, de l’information faisant partie du domaine public sans acte fautif de la partie récipiendaire; de l’information obtenue d’un tiers qui n’a pas contrevenu aux obligations découlant d’une entente de confidentialité et de l’information dont la loi ou une ordonnance des tribunaux force la divulgation.
Considérant les avancements technologiques qui jamais ne cessent, il est de bonne pratique de prévoir que l’information confidentielle englobera tout ce qui a été divulgué sans égard au médium sur lequel auront été transmis les renseignements.
Il est aussi fréquent de prévoir la remise ou la destruction de toute l’information confidentielle reçue dans le cadre de l’entente. L’obligation de destruction ou de remise peut s’effectuer à l’expiration du terme de l’entente ou encore à la demande de la partie divulgatrice. Cependant, soulignons qu’il sera difficile de s’assurer qu’aucune information confidentielle n’a été conservée. Il est donc pertinent, lorsque cela est possible, d’identifier l’information que vous partagez comme étant confidentielle, de regrouper tous les documents sur un même médium ou encore de dresser la liste des informations divulguées. Ces façons de faire auront aussi le bénéfice de vous donner des outil additionnel afin de distinguer ce que vous avez divulgué et ce qui a était connu de la partie récipiendaire et donc exclu du spectre de l’entente.
Afin d’éviter de perdre le contrôle et d’éviter que vos renseignements ne soient disséminés partout dans l’entreprise récipiendaire, il importe de limiter la divulgation aux seuls individus pour qui la connaissance de l’information est requise aux fins de la réalisation de votre projet d’affaires. À cette fin, il peut parfois être intéressant d’obtenir un certificat d’officier attestant des individus à qui a été divulguée l’information confidentielle.
En somme, malgré ses limites dont il faut être conscient, l’entente de confidentialité et de non-divulgation peut être un excellent outil pour mener vos affaires de façon rigoureuse et prudente. À ce titre, prendre des mesures concrètes comme celles énoncées ci-haut s’avérera un complément efficace afin d’être en mesure d’en forcer l’exécution si le besoin se présentait. Il importe donc de faire une réflexion afin de s’assurer que la vôtre répond non seulement à vos besoins, mais aussi à votre réalité d’affaires.
