Après la dernière frappe de l’UPAC (qui avouons-le semble avoir attrapé de super beaux poissons dans l’aquarium de Laval), c’est le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), mené par son Président, le ministre Stéphane Bédard, qui frappe encore avec de nouvelles mesures visant à encadrer davantage le processus d’octroi des contrats publics.
En effet, de nouvelles modifications aux différents règlements de la Loi sur les contrats des organismes publics s’appliquent pour les appels d’offres lancés à compter du 23 mai 2013. Les modifications visent le Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics (RCAOP), le Règlement sur les contrats de services des organismes publics ou (RCSOP) et le Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics ou (RCTCOP).
Voici donc les plus importantes modifications (avec nos commentaires):
1- L’obligation d’inclure et de décrire les options (de renouvellement ou d’acquisition) dans la documentation d’appels d’offres. On précise ce que doit être une option: il s’agit d’une option de renouvellement ou d’une option concernant l’acquisition de biens, de services ou l’exécution de travaux supplémentaires et identiques ou de même nature et au même prix que ceux initialement visés, et pour répondre aux mêmes besoins.
Commentaire: ces dispositions viennent restreindre l’utilisation des options pour des biens, services ou travaux qui pouvaient compléter ou s’ajouter à ceux prévus par la portée de l’appel d’offres.
2- Une nouvelle condition de conformité qui prévoit que le dépôt par un fournisseur de plus d’une soumission pour un même appel d’offres entraîne le rejet automatique de toutes ses soumissions.
Commentaire: aucun commentaire à formuler, sauf qu’il s’agit d’une bonne idée.
3- L’adjudication se fera dès que le choix de l’adjudicataire est effectué par l’organisme public ou au moment du tirage au sort selon le cas. L’avis d’adjudication habituellement envoyé au soumissionnaire sélectionné ne peut être considéré comme étant la date d’adjudication.
Commentaire: cette mesure vise à empêcher des négociations ou tractations avec le soumissionnaire gagnant et éviter des «négociations avant adjudication», lesquelles étaient de toutes les façons illégales. On reflète donc l’état actuel du droit.
4- Soumission dont le prix est anormalement bas. Cette notion est introduite afin de permettre de rejeter les soumissions proposant un prix tellement bas qu’il met en péril l’exécution du contrat. Ainsi, lorsqu’un organisme public constate que le prix d’une soumission semble anormalement bas, il peut demander au soumissionnaire de lui exposer les raisons expliquant ce prix. Si dans les cinq jours de cette demande le fournisseur n’a toujours pas fourni ses explications ou que celles-ci n’ont pas convaincu l’organisme public du bien-fondé du prix, ce dernier transmet la soumission afin qu’elle soit analysée par un comité constitué à cette fin. Le comité, constitué du responsable de l’observation des règles contractuelles et de trois autres membres de l’organisme public qui ne sont pas impliqués dans la procédure d’adjudication en question, analyse la soumission en tenant compte des éléments suivants :
- l’écart entre le prix soumis et la valeur estimée de la dépense par l’organisme public, laquelle est confirmée au moyen d’une vérification adéquate et rigoureuse;
- l’écart entre le prix soumis et celui soumis par les autres fournisseurs ayant présenté une soumission conforme;
- l’écart entre le prix soumis et le prix que l’organisme public ou un autre organisme public a payé pour un contrat similaire, en tenant compte du contexte économique;
- les représentations du fournisseur sur la présence d’éléments particuliers qui influencent le prix soumis, notamment:
a) le mode de fabrication des biens visés par l’appel d’offres ou de leurs composants;
b) les conditions exceptionnellement favorables dont profiterait le fournisseur pour l’exécution du contrat;
c) le caractère innovant de la soumission;
d) les conditions de travail des employés du fournisseur ou, le cas échéant, de ses sous-contractants; et
e) l’aide financière gouvernementale dont le fournisseur est bénéficiaire.
Le comité conclut ensuite dans un rapport si le prix soumis est anormalement bas ou non et dans l’affirmative donne au soumissionnaire la possibilité de donner ses commentaires. Lorsqu’après avoir analysé les commentaires du fournisseur en question, le comité en vient toujours à la conclusion que le prix est anormalement bas, le dirigeant de l’organisme public autorise le rejet de la soumission.
Commentaire: ouf!!! Le SCT ajoute ici une procédure formelle, alors que les organismes publics pouvaient déjà faire appel à leur clause de réserve pour rejeter une telle soumission. A-t-on jugé que trop de dossiers passaient en dessous de la table sans que personne ne s’en rende compte?
5- Évaluation de la qualité des contrats à commandes: sujet déjà controversé, mais désormais précisé, il est possible pour un organisme public d’évaluer la qualité d’une soumission en appliquant les dispositions déjà présentes au règlement portant sur l’atteinte du niveau minimal de qualité.
Commentaire: attention, les modifications ne visent que les contrats à commandes, au sens du RCAOP. Pour les contrats à exécution sur demandes au sens du RCSOP, rien de nouveau. Pourquoi ne pas permettre une évaluation qualitative avec prix ajusté pour les contrats à commandes et surtout pourquoi ne pas permettre d’évaluation qualitative pour les contrats à exécution sur demande? Un peu plus d’étude terrain permettra probablement d’étendre ces dispositions…
6- Publication sur SEAO et reddition de comptes: plusieurs nouvelles règles s’ajoutent aux nombreuses obligations déjà existantes, telles que la publication sur SEAO des modifications à un contrat, de la description finale du contrat, et ce autant pour les contrats conclus par appels d’offres, de gré à gré ou sur invitation. Ces dispositions vont toutefois entrer en vigueur à compter du 15 septembre 2013.
Commentaire: ces modifications visent à maximiser la transparence. Elles sont toutefois importantes et augmentent considérablement la quantité d’information à être communiquée par le responsable de l’organisme public. Pour certains, ça deviendra un job à temps plein!
————————————————————————————————–
Pour vous aider à naviguer dans cette nouvelle réglementation, l’équipe d’Edilex a déjà mis à jour l’ensemble des modèles produits par Edilexpert, le nouveau système de génération de documents d’appels d’offres. Cliquez ici pour plus de détails sur Edilexpert.
