Lorsque la cessation des activités de votre entreprise est projetée ou que vous décidez de fermer votre entreprise (entreprise à propriétaire unique, société de personnes ou société par actions) et que vous n’avez plus besoin de vos numéros d’impôt, vous devez remplir certains formulaires afin de fermer les comptes initialement octroyés par les autorités fiscales fédérales et provinciales.
Au fédéral
Au fédéral, le Formulaire RC-145 doit être utilisé afin de fermer un ou plusieurs de vos numéros d’impôt (soit, le numéro d’entreprise (NE)), le compte des déductions à la source fédéral, le numéro de taxe sur les produits et services (TPS) (au Québec, ce numéro est plutôt fermé auprès de Revenu Québec). N’utilisez pas ce formulaire si votre société a fusionné ou planifie une fusion.
Pour remplir ce formulaire, vous aurez besoin de vous identifier (section A), de fermer votre compte de retenue sur la paie (Section C) et de fermer votre compte d’impôt sur le revenu des sociétés (Section D). Afin de compléter la section C, vous aurez besoin d’indiquer quel compte de retenues sur la paie vous voulez fermer ainsi que pourquoi vous fermez ce compte.
Afin de compléter la section D, vous devrez indiquer quel compte d’impôt sur le revenu des sociétés vous voulez fermer ainsi que la raison de ce choix. Vous devrez envoyer une copie de l’acte confirmant la dissolution de la société (par exemple, le certificat de dissolution ou les lettres patentes de dissolution) avec votre demande pour fermer votre compte d’impôt sur le revenu des sociétés. Afin d’obtenir un acte de dissolution, vous devez envoyer une demande de dissolution auprès de l’organisme gouvernemental qui administre le statut régissant les affaires de la société. Si cette étape n’est pas effectuée, l’Agence du revenu du Canada considérera que la société existe toujours, et qu’elle doit produire une déclaration même si elle n’a aucun impôt à payer.
Lorsque vous fermez votre entreprise et que vous n’avez plus besoin d’être inscrit à la TPS/TVH, vous devez produire toutes les déclarations arriérées de TPS/TVH et régler tout solde dû jusqu’à la date de fermeture de l’entreprise inclusivement. Si vous êtes une entreprise québécoise, la section B du formulaire RC-145 portant sur l’annulation de votre inscription à la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée n’a pas à être complétée. Cette compétence appartient au gouvernement québécois. La demande d’annulation s’effectuera donc plutôt à l’aide du formulaire LM-1.A.
Au provincial
Au provincial, le formulaire LM-1.A est utilisé afin de fermer vos comptes d’impôt provincial. Pour remplir ce formulaire, vous aurez besoin de vous identifier (section 1), de demander l’annulation de l’inscription au fichier des taxes provincial et fédéral (section 2), de demander l’annulation de l’inscription au fichier des retenues à la source (section 3) ainsi que de demander l’annulation de l’inscription au fichier de l’impôt des sociétés (section 4).
Si vous n’êtes pas un petit fournisseur, c’est-à-dire une personne dont le total des ventes taxables excède 30 000$ pour le trimestre en cours ou pour les quatre trimestres précédents, vous devrez indiquer à la section 2.1 la raison de l’annulation de l’inscription. Vous devrez par la suite inscrire la date d’entrée en vigueur de l’annulation (2.4) ainsi que la valeur des biens détenus au moment de l’annulation (2.5). Après cette demande d’annulation, vous devrez produire toutes les déclarations de TPS/TVH qui n’avaient pas été produites jusqu’à la date d’annulation et verser toutes TPS impayées perçues ou à percevoir sur les fournitures taxables effectuées au cours de la période où vous étiez inscrit.
Si la raison de votre demande d’annulation de l’inscription au fichier des retenus à la source et au fichier de l’impôt des sociétés diffère de celle indiquée dans la section 2, vous devrez l’indiquer respectivement aux sections 3 et 4 du formulaire.
Tout comme pour le formulaire RC-145, vous devrez envoyer une copie de l’acte confirmant la dissolution de la société (par exemple, le certificat de dissolution ou les lettres patentes de dissolution) avec votre demande pour fermer votre compte d’impôt sur le revenu des sociétés.
